Docent- en studentroosters, cijfers en resultaten, HR-informatie, (college)video’s, werkdocumenten… Elke onderwijsinstelling heeft er diverse applicaties voor. Het probleem is vaak dat deze systemen – die samen de DLWO vormen – volledig los van elkaar staan. Ze wisselen geen informatie uit, hebben een aparte inlog en vaak overlappende functionaliteiten. De ene is goed toegankelijk via mobiel, de andere alleen via desktop. Niet heel erg gebruikersvriendelijk en bovendien ook verre van onderhoudsvriendelijk. 

Een gebruiks- en onderhoudsvriendelijke DLWO

De Marnix Academie, een grote pabo die werk biedt aan ruim 150 medewerkers en onderwijs geeft aan zo’n 1500 studenten, stond begin vorig jaar ook voor deze uitdaging. Hoe kun je als hogeschool meer gemak realiseren voor de gebruikers van jouw DLWO? Hoe creëer je meer overzicht? En hoe zorg je dat iedereen vanaf elk device en overal toegang heeft tot dezelfde informatie en functionaliteiten?

Is een ELO of LMS als Blackboard dan de oplossing?

Er zijn diverse leveranciers op de markt die proberen alle functionaliteiten die je nodig hebt (of in elk geval een groot gedeelte ervan) te ondervangen in één systeem. Denk aan Moodle of Blackboard, maar zijn die oplossingen het antwoord op je vraagstuk? Nee!

Hoewel deze systemen een heel stuk van de gewenste functionaliteiten afdekken, laten ze vaak te wensen over als het gaat om gebruikersgemak. Bovendien is zo’n systeem nooit compleet, en niet speciaal voor jouw gebruikersgroepen gemaakt. Het resultaat? Alsnog losse applicaties ernaast, die je meestal niet kunt integreren.

Goede integratie + een gebruikersvriendelijk portaal

Het primaire doel als onderwijsinstelling is het ondersteunen van de organisatielogistiek en het bieden van de best mogelijke oplossing voor elke behoefte. En dat hoeft (en kan) niet met één systeem. Tools als Sharepoint, Office 365 en Google Apps for Education zijn niet voor niks de marktstandaard; ze bieden alles wat een gebruiker wenst op het gebied van online samenwerken en worden door student en medewerker ook al veelvuldig (buiten de school) gebruikt.

Bovendien hebben deze tools een grote community van gebruikers, en dat garandeert een voortdurende doorontwikkeling. Het gaat er tenslotte om dat je voor de gebruiker de best mogelijke ervaring biedt, en dat kan alleen door een goede integratie van de best mogelijke tools en natuurlijk een gebruikersvriendelijk portaal.

Een toekomstbestendige DLWO ontwikkelen, hoe pak je dat aan?

Hoe pak je zo’n project aan? Het is erg belangrijk om in het begin de tijd te nemen om de uiteindelijke gebruikers goed te leren kennen. Zo zorg je ervoor dat de DLWO uiteindelijk écht helpt bij het bereiken van onderwijsdoelstellingen van zowel organisatie, studenten, docenten als andere belanghebbenden.

User stories en levensechte persona’s

Je begint altijd met het in kaart brengen van alle gebruikersgroepen. Samen met de Marnix Academie werkten we tijdens een aantal werksessies zogenaamde user persona’s uit. Gesprekken met allerlei verschillende gebruikers tijdens die sessies leverden patronen op die we hebben gebruikt om zeven persona’s te ontwikkelen.

Die zeven persona’s zijn tot leven gebracht met posters, interactieve websites en zelfs Twitter-accounts. Door de uiteindelijke gebruikers via deze levensechte middelen te betrekken bij het proces, hebben we meer dan 150 functionele wensen en eisen weten te verzamelen. In onderstaande video vertellen echte gebruikers daar meer over. 

Integratie in 3 lagen

Op basis van de persona’s, architectuur en de user stories bouwden we een prototype om te testen of we de wensen van de gebruikersgroepen goed in kaart hadden gebracht. Daarna begon het echte werk: de DLWO ontwikkelen.

De oplossing van Finalist kent drie lagen. De ‘onderste’ laag is een verzameling van alle losse applicaties die Marnix gebruikt, zoals Office 365 en Trajectplanner. De tweede en ‘middelste’ laag is onze service bus – het grote ‘geheim’ van een goede en onderhoudsvriendelijke DLWO.

Deze service bus garandeert dat alle applicaties op een effectieve en efficiënte manier aan elkaar gekoppeld worden. Hij zorgt er bijvoorbeeld voor dat we makkelijk nieuwe applicaties kunnen toevoegen en oude kunnen verwijderen. Ook stuurt de service bus real time informatie uit de applicaties naar het portaal (de bovenste laag); een gebruikersvriendelijke interface waar alle relevante informatie voor de diverse gebruikersgroepen te vinden is. Op elk device, in elke browser en overal ter wereld.

DLWO van de Marnix faciliteert gebruikers in werk en studie

Begin 2015 werd de DLWO bij de Marnix Academie gelanceerd. Via één portaal kunnen studenten nu cijfers inzien, zich inschrijven voor vakken, mails en belangrijke meldingen over hun studie bekijken. Ze kunnen een digitaal dossier bijhouden met video’s, opdrachten inleveren, samenwerken aan projecten en een digitale studiegids inzien. Gebruikers hebben tot slot toegang tot een database met wetenschappelijke artikelen, de mediatheek en het administratiesysteem voor medewerkers.

En daar houdt het natuurlijk niet op. We blijven nieuwe applicaties en functionaliteiten toevoegen, want het landschap van toepassingen en de wensen van gebruikers zijn voortdurend in ontwikkeling. Dankzij de service bus is dat dit geen ingewikkelde klus.