Bernard van Kesteren begon 30 jaar geleden als leraar wiskunde en roostermaker. De uitdagingen in die tijd waren heel anders dan vandaag de dag. “Vroeger waren we met vier roostermakers zo’n drie weken fulltime aan het werk in de zomer. We maakten roosters met de hand op een groot vel papier. Het was een enorme puzzel. Als je een gewone les hebt aan een gewone klas, met één docent in één lokaal, dan gaat dat wel goed. De eisen waren minder hoog dan nu.” Om zijn eigen school verder te helpen begon Van Kesteren eind jaren ‘90 met het ontwikkelen van roostersoftware – een project dat uiteindelijk uitgroeide tot Zermelo. “Tegenwoordig gaat het maken van het rooster door automatisering stukken sneller. Wel staan roosters nu bol van de uitzonderingen. Je bent dus vooral bezig met het verzamelen van alle juiste informatie; vakkenpakketten, keuzewerktijd, meerdere locaties, docenten die parttime werken, etc. Met de eisen van nu hadden we vroeger nooit roosters kunnen maken.” Ontwikkelingen in het onderwijs Het onderwijs heeft door de jaren heen grote ontwikkelingen en kenteringen doorgemaakt – allemaal met hun eigen invloed op planning en organisatie. Een aantal ontwikkelingen zijn Van Kesteren specifiek bijgebleven. Invoering Tweede Fase: “Toen de Mammoetwet losgelaten werd, was het een spannende tijd met profielkeuzes voor de bovenbouw. Dat gaf allerlei nieuwe uitdagingen waar het onderwijs snel op moest inspelen. Als leverancier van roostersoftware konden wij hier gelukkig goed oplossingen voor bieden.” CAO: “Vroeger ging je dienstverband als docent op basis van lesuren. Op een gegeven moment moest alles in het onderwijs gekwantificeerd worden, alle uren moesten geteld worden en docenten kregen klokuren op jaarbasis. Er zijn veel onderhandelingen geweest met de vakbonden. Ook werd informatie voor roosters en planning een stuk ingewikkelder.” Lumpsum financiering: “In plaats van kleine bedragen kregen scholen opeens één zak met geld, waarvan ze zelf moesten bepalen hoe het besteed werd. Er werd geïnvesteerd in computers en software, bespaard op personeel en zaken werden efficiënter georganiseerd. Dat zorgde voor een grote cultuuromslag.” Schaalvergroting en fusies: “Eind jaren ’90 gingen veel kleine schooltjes fuseren, waardoor docenten op verschillende vestigingen moesten gaan lesgeven. Deze ontwikkeling heeft enorm veel impact gehad en gezorgd voor spanningen binnen scholen. Ook qua software voor roosters en organisatie moesten hier voorzieningen voor gemaakt worden. Complexe vragen vs. Technische mogelijkheden: kip en ei Een aantal zaken die de planning en organisatie van het onderwijs in Nederland vandaag de dag zo complex maken zijn onder andere gepersonaliseerd leren, keuzevrijheid, nieuwe regelgeving in het vmbo, individualisatie, plusklassen, Technasium, en het volgen van vakken op een ander niveau. “Door deze ontwikkelingen worden de roosters ook ingewikkelder. Dat is een uitdaging voor scholen, maar ook voor leveranciers in het onderwijs. Regelgeving gaat snel en is vaak onduidelijk. Om dat om te zetten naar software moet je heel precies weten hoe het in elkaar zit. Het proces wordt steeds complexer en soms is het moeilijk bij te benen, maar we volgen de ontwikkelingen op de voet en draaien veel waardevolle pilotprojecten”, aldus Van Kesteren. Zou dit soort complexe vraagstukken überhaupt uitgevoerd kunnen worden zonder de mogelijkheden die onderwijstechnologie tegenwoordig biedt? Volgens Van Kesteren niet. “Technisch kan er heel veel. Scholen hebben veel wensen en bedenken soms moeilijke indelingen, maar omdat de software het toestaat gaan ze het ook echt uitvoeren. Wij zien dat scholen er enthousiast mee aan de slag gaan.” Tips en valkuilen Het lijkt alsof the sky the limit is wat betreft ICT-mogelijkheden. Toch stappen scholen soms in een valkuil: ze stellen zulke hoge eisen aan een rooster, dat het uiteindelijk slechter wordt. Van Kesteren licht toe: “Scholen hebben bijvoorbeeld als wens om zo min mogelijk tussenuren te hebben. Door deze lat steeds hoger te leggen kan het voorkomen dat een klas 2 uur wiskunde achter elkaar heeft op een dag. En dat is ook niet wenselijk. In het algemeen geldt: als je op een bepaalde plek te veel vraagt, dan gaan op een andere plek dingen mis. De tip hierbij is om het rooster dus niet te overvragen.” Een andere valkuil is dat scholen onvoldoende anticiperen op problemen die voorzien hadden kunnen worden. “Als in maart of april de vakkenpakketten gekozen zijn, kun je al dingen voorspellen voor het jaar daarop. Daar hoef je niet in juli door overvallen te worden”, aldus Van Kesteren. “Scholen maken soms keuzes met ongemakkelijke gevolgen. Als je die van te voren ziet aankomen kun je nog ingrijpen en erop anticiperen. Met de huidige software kan dat heel goed.” Pleidooi voor de roostermaker Volgens Van Kesteren wordt de functie van roostermaker enorm onderschat. “Veel scholen denken nog altijd dat een roostermaker iemand kan zijn met een administratieve opleiding die het er bij doet. Maar er komt zoveel bij kijken. Je hebt er heel gekwalificeerde mensen voor nodig, ze moeten analytisch zijn, goed kunnen managen, kunnen samenwerken met schoolleiders, met allerlei mensen om kunnen gaan en goed zijn in communicatie. En uiteindelijk is het belangrijkste om goed te kunnen aanvoelen wat de school nodig heeft. Dat zijn vaardigheden die niet iedereen heeft.” Blik op de toekomst Met het oog op alle ontwikkelingen rondom ICT, cloud software en mobile devices, wat staat ons de komende tijd nog te wachten op het gebied van planning en organisatie in het onderwijs? “Informatie die nu nog vaak lokaal staat opgeslagen op computers komt steeds meer in de cloud te staan. Dat is een heel evidente ontwikkeling. Ook qua roostertechniek is er nog veel te verbeteren. Informatie wordt altijd up-to-date en overal beschikbaar.” De rol van de systeembeheerder op school is daarbij steeds belangrijker geworden, volgens Van Kesteren. “Als scholen koudwatervrees hebben om met de ontwikkelingen mee te gaan, dan zijn ze vaak bang voor aantasting van de privacy. De systemen zelf zijn echter meestal wel goed beveiligd. Het instellen gebeurt altijd door mensen, daar kan altijd een keer iets fout gaan.” “Voor scholen is het belangrijk dat iedereen met één druk op de knop informatie kan raadplegen. Zodra ergens iets verandert kun je onmiddellijk op internet zien wat de nieuwe situatie is en erop reageren. Als informatie meer gecentraliseerd is kunnen veel problemen opgelost worden die ontstaan door gebrekkige communicatie. In dit hele complex is nog zoveel te winnen.” –  Zie voor het hele artikel  de website van Itslearning