Een einde aan omslachtige werkprocessen. Efficiënter samenwerken en kennis beter beschikbaar maken. Dat waren de doelstellingen waarmee de Scholengroep Katholiek Onderwijs Flevoland en Veluwe (SKO) en Onderwijsbureau Meppel samen aan de slag gingen met Office 365. Het resultaat is een portaalomgeving waarmee medewerkers kennis nu intern efficiënter delen, en dat informatie van externe partijen door het gebruik van onder andere single sign on beter beschikbaar is. En dat is nog maar het begin. De resultaten zijn zo positief, dat andere scholen ook geïnteresseerd zijn. 

Waar veel kennis beschikbaar is, ligt het risico van informatie-overload op de loer. Vooral in een onderwijsorganisatie met 27 aangesloten scholen kwam het dus voor dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zagen. “Informatie stond op verschillende plaatsen en in verschillende documentversies opgeslagen in mappen”, vertelt Kristian Van den Berg, projectleider Onderwijsinnovatie & ICT bij SKO. “Het was daardoor niet altijd duidelijk welke informatie überhaupt beschikbaar was, en waar die te vinden was. Zonde. Want niet alleen zorgde dit voor een omslachtige manier van werken, het zorgde er ook voor dat veel informatie niet ten volle benut werd.”

SKO zocht daarom naar een manier om in de organisatie aanwezige kennis en nieuws voor iedereen beschikbaar te maken. De organisatie kwam uit bij cloud-oplossing Office 365 en richtte met SharePoint één centraal portaal in, waar iedereen informatie met elkaar kan delen. Daarvoor maakte SKO gebruik van de standaardindeling van SharePoint, die het door het gebruik van child-templates wat aanpaste aan de huisstijl van de onderwijsorganisatie. “Zo zorgen we ervoor dat alles ook na een SharePoint-update gewoon blijft werken”, aldus Van den Berg.

Metadata

Om het kennisaanbod overzichtelijk te houden, krijgen werknemers in de SharePoint-omgeving alleen de voor hen relevante informatie te zien. Van den Berg: “Om dat mogelijk te maken, voegen we metadata toe aan de content. Daardoor krijg je gepersonaliseerde informatie en nieuws te zien – via claims-based identity afgestemd op je gebruikersrechten. Zo krijgt een leerkracht een andere nieuwsfeed voorgeschoteld dan een directielid. Maar het contentaanbod wordt ook aangepast op waar je je bevindt. Zo krijg ik in de financiële werkomgeving financiële documenten te zien. En krijgen documenten die ik daar aanmaak, automatisch metadata mee, die aangeven dat het om financiële informatie gaat.”

Deze metagegevens gebruikte SKO ook om een personenzoeker te bouwen, waarbij het mogelijk is om op meer criteria te zoeken dan alleen iemands naam. “Door mensen hun talenten en disciplines als metadata mee te geven aan een persoonlijk profiel, is het mogelijk om te zoeken op basis van bepaalde kennis en disciplines”, legt Van den Berg uit. “Handig als je iemand zoekt met kennis van ICT of coaching. Maar ook als je een les voorbereidt over de Tachtigjarige Oorlog en een collega zoekt, die daar veel van weet.”

Single sign on

Een ander voordeel van het gebruik van Office 365 is, dat medewerkers nu door het gebruik van single sign on niet meer op verschillende omgevingen hoeven in te loggen. Zo vragen SKO-medewerkers vaak informatie op bij Onderwijsbureau Meppel dat onder andere de administratie verzorgt op het gebied van begrotingsworkflow en ziekteverzuim. Daarnaast is er nog een aantal andere systemen waar zij regelmatig gegevens en lesstof downloaden. “Voorheen moesten werknemers daarvoor inloggen met aparte inloggegevens”, zegt Van den Berg. “Gelukkig kan dat nu gewoon met hun Office 365-account, wat een hoop administratie en frustratie scheelt. Hetzelfde zijn we nu van plan met bepaalde leeromgevingen voor adaptief onderwijs.”

Er waren, naast het bestaan van een speciale onderwijslicentie van Office 365, meerdere redenen om te kiezen voor de cloud-dienst van Microsoft. Een daarvan was veiligheid. Van den Berg: “We slaan dan misschien geen staatsgeheimen op, maar je moet er natuurlijk niet aan denken dat de gegevens van leerlingen ineens op straat komen te liggen. We hebben daarom bewust gekozen voor een dienst waarvan de servers in Europa staan, zodat ze aan de EU-regelgeving op het gebied van data en privacy voldoen.”

Bring Your Own Device

Vanwege het Bring Your Own Device-beleid van de school was het daarnaast belangrijk dat alle informatie op meerdere apparaten beschikbaar is, ongeacht of dat op een pc, smartphone of laptop is. “Ik ben dan ook erg blij dat alle informatie die we in SharePoint hebben opgeslagen, is op te vragen vanaf zowel iOS- en Android-, als Windows-devices”, aldus Van den Berg.

Met het oog op de toekomst is deze enterprise mobility nog belangrijker. “Momenteel gebruiken we in de les al OneNote, wat de docenten meer inzicht geeft in de voortgang van de leerlingen. Maar een deel van de migratie voor leerlingen moet nog plaatsvinden. Straks krijgen ook zij via SharePoint voor hen relevante informatie te zien. Daarnaast willen we resultaten van onderwijs-apps die ze gebruiken, eveneens in de cloud opslaan. Nog een volgende stap is, dat de werkzaamheden van leerlingen ook voor hun ouders zichtbaar worden”, vertelt Van den Berg.

Wiel opnieuw uitvinden

Andere schoolbesturen die interesse hebben in het centrale platform van SKO, mogen het tegen kostprijs en licentie van de scholengemeenschap overnemen. Intussen hebben de eerste scholen buiten SKO zich al bij de organisatie gemeld. “Wij weten nu hoe je Office 365 efficiënt inzet, en hebben samen met SharePoint-specialist ETTU al veel voorwerk gedaan. Andere scholen kunnen dat gewoon een-op-een van ons overnemen. Het enige wat ze dan nog hoeven te doen, is een child-template aanmaken om de SharePoint-omgeving aan te passen aan hun eigen huisstijl. Waarom zou iedereen het wiel opnieuw uitvinden?”