“De begeleiding en aanvraag van internationale stages van onze studenten was vooral een papieren proces. Studenten moesten hun gegevens telkens opnieuw invullen op allerlei verschillende formulieren, stagecoördinatoren hadden nauwelijks zicht op waar de student zich in dat proces bevond. En dan dachten ze dat ze klaar waren en dan ontbrak er weer een formulier of was het formulier van een jaar ervoor ingevuld.” Voor Norbert Ruepert, directeur International Office bij ROC Midden Nederland, was dat aanleiding om met Winvision het proces te digitaliseren, structureren en centraliseren.

ROC Midden Nederland biedt onder meer middelbaar beroepsonderwijs (mbo), volwassenonderwijs en bedrijfsopleidingen in de provincie Utrecht. Met zo’n 1.700 medewerkers vanuit 12 vak colleges in Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein wordt onderwijs gegeven aan ongeveer 18.000 studenten en cursisten. Studenten kunnen tijdens hun mbo-opleiding kiezen voor een internationale stage. Bij een bedrijf in het buitenland kunnen ze dan kennis en ervaring opdoen.

Een papieren tijger

“Om de internationale stage te kunnen doen is er een vrij strikt aanvraagproces. Zeker als het gaat om een vanuit Erasmus+gesubsidieerde stage. Dan moeten er veel formulieren ingevuld en handtekeningen gezet worden. Tot vorig jaar gebeurde dat grotendeels op papier. Dat maakte het proces complex en vermoeiend, en dat zorgde ook voor veel ruis bij studenten en coördinatoren. Bovendien was het zo’n papieren tijger geworden, dat de focus vooral lag op het afvinken. Heb je de juiste formulieren, handtekeningen, begroting, verzekering? Het ging helemaal niet over de inhoudelijke kant: wat verwacht je van de stage, hoe maak je een keuze, hoe kunnen wij je verder helpen? Wij wilden dat dat proces meer structuur, gemak en kwaliteit zou krijgen.”

Gegevens automatisch opgehaald

Samen met Winvision werd de gewenste workflow vastgelegd en in een nieuw portaal (Virtual International Office) op het Microsoft Azure-platform digitaal vormgegeven als onderdeel van Student Lifecycle Management. Iris Hertsenberg, businessmanager bij Winvision: “We hebben het proces gedigitaliseerd en gecentraliseerd. Dat betekent onder meer dat gegevens op één plek bij elkaar komen en altijd daaruit gehaald worden. Daardoor hoeven studenten bijvoorbeeld maar één keer hun gegevens in te vullen. Bij volgende formulieren worden die gegevens automatisch opgehaald. Belangrijk is ook dat de stagecoördinatoren nu veel meer zicht hebben op de procesfases waarin studenten zich bevinden: wie is er weg, wie gaat binnenkort, welk formulier ontbreekt nog?”

Bezig met informeren, begeleiden en enthousiasmeren

Norbert Ruepert: “Bij het eerste contact van de student met de coördinator Internationalisering worden al heel veel gegevens ingevuld, die op dat moment en later in het proces nodig zijn. De coördinator kan verder altijd direct zien of alles compleet is en krijgt ook seintjes als een formulier half ingevuld is of bepaalde deadlines naderen. Coördinatoren moesten wel wennen. Hun rol is in tijd eigenlijk kleiner geworden omdat ze veel minder tijd kwijt zijn met administratieve ondersteuning. Maar nu hebben ze hun handen vrij voor inhoudelijke advisering. Het was ook nooit de bedoeling dat zij vooral papieren zouden schuiven. Maar dat deden ze dus wel. Tegenwoordig zijn ze veel meer bezig met informeren, begeleiden en enthousiasmeren.”

Het nieuwe systeem is dit schooljaar in gebruik genomen en iedereen is enthousiast. Ruepert: “Studenten zijn tevreden en wij ook. De samenwerking met Winvision en de implementatie verliepen prima en het Virtual International Office levert wat we vooraf bedoeld hadden. We kijken nu ook naar verdere uitbreiding met functionaliteiten en het nog wat socialer maken van het platform. We vragen studenten om tijdens of na hun stage een vlog of blog toe te voegen zodat studenten de ervaringen kunnen zien van hun voorgangers. En we denken aan een evaluatiemogelijkheid waarmee studenten hun stagebedrijven kunnen waarderen en recenseren. Het platform is nog niet af, maar het is al een wereld van verschil met hoe het vroeger was.”