Doel van dit document is schoolleiders en ICT coördinatoren te helpen met voorbereidingen voor de  sluiting van scholen. Middels deze checklist kan je als school(leiding) kiezen op welke manier de school “lesgeven op afstand” wil faciliteren en waar rekening mee moet worden gehouden.

Leren op afstand

Nu de scholen moeten sluiten, betekent dat niet dat het leren óók moet stoppen. Met de huidige digitale middelen die scholen vaak al voorhanden hebben, kunt u het leren op afstand faciliteren. Leren op afstand betekent dat leerlingen vanuit huis de lessen kunnen volgen. Ook docenten kunnen hun les vanuit huis geven. Natuurlijk is dit anders dan een docent voor de klas, maar als het goed ingezet wordt, kan het zeker leiden tot leren! Deze handleiding gaat niet over het inzetten van specifieke tools, maar het focust op de randvoorwaarden en de stappen die nodig zijn om onderwijs op afstand mogelijk te maken.  

1. Kies een geschikte vorm:

Er zijn verschillende manieren om leren op afstand vorm te geven. 

• Asynchroon lesgeven op afstand.
  • Docent en leerlingen hebben niet direct live contact met elkaar. De docent distribueert, lesmateriaal, opdrachten, video’s of andere instructies via online kanalen (bijvoorbeeld de ELO) zodat leerlingen hiermee aan de slag kunnen. 
• Synchroon lesgeven op afstand. 
  • Docent en leerlingen staan direct met elkaar in contact via een live verbinding. Vormgeving is zoals een gewone les, maar dan virtueel. Er is directe interactie.
• Combinatie.
  • Opdrachten en lesmateriaal worden online gedistribueerd en leerlingen hebben de gelegenheid om live vragen te stellen. (Verschillende vormen en combinaties zijn mogelijk.)

2. Plan van aanpak 

Bepaal samen met je docententeam hoe jullie het leren en lesgeven voortzetten als de scholen (lees: schoolgebouwen) dicht zijn. Wat hebben docenten nodig en wat sluit aan bij hun huidige onderwijsvorm? Dit kan per school verschillen en hiervoor is geen standaard oplossing. Op de ene school wordt wellicht gewerkt met een digitale methode, instructievideo’s of PowerPoint presentaties. Op andere scholen is dit misschien niet gebruikelijk. Maak ook eventuele lesuitval en roosterwijzigingen bespreekbaar.

Plan bij voorkeur een vergadering met bijvoorbeeld alle voorzitters van de verschillende vaksecties en bespreek wat het team nodig heeft. 

• Ontruiming school: zijn er nog spullen die in de school liggen en mee naar huis moeten worden genomen. Spullen in kluisjes of klaslokalen die nodig zijn als de school sluit. 
• Onderwijsmiddelen (lesmethode, laptops, opdrachten, instructie, apps)
  Hoe kunnen docenten met hun leerlingen communiceren. Welke aanvullende middelen hebben ze nodig? Denk aan: een digitale lesmethode, een PowerPoint, lesmaterialen en opdrachten.
• Standaard werkwijze: maak een keuze voor de ‘standaard’ werkwijze van de school. Kies dus één programma (bijvoorbeeld SOM, Magister of Itslearning) waarin leerlingen opdrachten moeten inleveren. Als iedere docent hierin een eigen werkwijze hanteert, is het voor leerlingen niet duidelijk wat er van hen verwacht wordt. 
• Continuïteit in het lesgeven: bepaal hoe de lessen doorgaan Lessen kunnen op verschillende manieren doorgaan. U kunt er voor kiezen om alle lessen gewoon volgens het rooster, maar op afstand aan te beiden. Ander opties zijn verkortte lessen, slechts een deel van de lessen, geen lessen of één op één begeleiding).
• Lesrooster: vernieuwd lesrooster maken of het huidige lesrooster aanhouden. 
• Online vergaderingen: rooster ook in voor het docententeam (of vaksecties), zodat je ook als schoolleiding op de hoogte blijft van wat er speelt bij de docenten. Maak hier eventueel ook gebruik van reeds bestaande communicatiekanalen (WhatsApp of Teams)
• Tijd en ruimte: geef docenten voldoende tijd en ruimte om hun lessen voor te bereiden en lesmaterialen te ontwikkelen voor het leren op afstand. Als de deuren sluiten, zou u de docenten bijvoorbeeld de eerste twee dagen ontwikkeltijd kunnen geven. Hierin hebben ze tijd om presentaties voorbereiden, opdrachten te maken en alles klaarzetten in de digitale portalen (zoals een ELO of Teams). 
• Overleg met sectie: maak gebruik van de sectie en verschillende kwaliteiten. Geef de mogelijkheid om binnen de sectie te experimenteren met het lesgeven op afstand, zodat het voor docent en leerling niet de eerste keer is. 
• Back-up plan: stel het lukt niet om live op afstand lessen te geven, denk dan na over het gebruik van instructievideo’s op internet. Deze kun je delen met leerlingen vanuit de ELO en daaraan opdrachten koppelen. 
• Toetsweken en het PTA: we begrijpen dat toetsen in het examenjaar essentieel zijn. Bespreek met de examencommissie en docenten hoe jullie hiermee omgaan. 
• Beschikbaar lesmateriaal: Er is veel (gratis en online) lesmateriaal beschikbaar (denk aan VO-content, LessonUp en Wikiwijs.) Kijk waar een school al gebruik van maakt en of het ook geschikt is voor lesgeven op afstand,

3. Technische voorwaarden leren op afstand  

• Alle leerlingen hebben een device (laptop, tablet of zelf een mobiele telefoon kan voldoende zijn)
• Alle docenten hebben een device (bij voorkeur een van school met werkende camera en microfoon). 
• Alle docenten én leerlingen hebben (goed werkende) wifi
• Alle docenten én leerlingen hebben toegang tot een rustige ruimte
• Alle docenten én leerlingen hebben toegang tot de benodigde software. 
• Zorg ervoor dat er rekening is gehouden met mogelijke inlogproblemen vanuit thuis (denk aan tweestapsverificatie, benodigde tokens, beveiligde schoolomgevingen, citrix, etc.) 
• Helpdesk voor docenten. Zorg ervoor dat docenten ergens terecht kunnen met vragen of technische problemen

Indien er leerlingen of docenten zijn die niet aan alle voorwaarden kunnen voldoen kan de school kijken waar het kan helpen. Denk aan leenlaptops of laptops van school die tijdelijk mee naar huis kunnen worden genomen.

4. Geschikte software 

• Er zijn geschikte softwarepakketten (zoals Microsoft Office365 of Google’s G Suite voor educatie)
• Er zijn binnen de softwarepakketten de juiste programma’s gekozen waarin wordt lesgegeven (voor Office 365 is dat Teams, voor Google is dat Google Hang-out & Google Classroom)
• Er is een leerling-administratiesysteem (zoals Magister)
• Er zijn presentatietools beschikbaar (zoals PowerPoint, LessonUp, of Nearpod)

Dit moet eventueel ook op stichtingsniveau worden afgesteld. Bepaal samen met de ICT-coördinator welke software het meest geschikt is voor jullie school. Houdt rekening met de reeds beschikbare software en voorkeuren van docenten. 

5. Opleiden en oefenen 

Indien mogelijk is het wenselijk om de mogelijkheden om op afstand te leren vooraf te testen. Hoe beter getest, hoe kleiner de kans dat het fout gaat.

• Maak een duidelijk stappenplan voor de docent. Wat moet de docent doen om in te loggen, wat zijn de belangrijkste functionaliteiten, tips etc. 

• Bekijk hier een voorbeeld van een handleiding voor docenten 

• Maak een duidelijk stappenplan voor de leerling. Wat wordt precies van de leerling verwacht en welke stappen moeten de leerlingen doorlopen.

• Bekijk hier een voorbeeld van een handleiding voor leerlingen

• Test met een Pilot groep. Dit kan al met één (mentor)klas en één docent
• Test met alle klassen en alle docenten
• Test op verschillende manieren. Test in het klaslokaal tijdens reguliere fysieke lessen, maar test ook op afstand. 

6. Communiceren

Als je een concreet plan hebt over de invulling van de lessen op afstand, is duidelijke communicatie belangrijk. 

1. Docententeam: allereerst moet uw docententeam op de hoogte zijn. Zij moeten weten wat het beleid van de school is én wat er van hen wordt verwacht. 
2. Leerlingen: vervolgens moeten de leerlingen weten hoe het rooster eruit ziet en welke lessen zij op afstand moeten volgen. Ook is het belangrijk dat zij weten waar ze hun huiswerk kunnen vinden en inleveren. 
3. Ouders: tot slot moeten de ouders weten wat de sluiting betekent voor de lessen en wat er van hun kinderen verwacht wordt. Denk hierbij aan het rooster (wanneer de online lessen zijn), opdrachten en huiswerk. 

Docenten:

• Handleiding: zorg dat docenten een handleiding hebben met daarin een stappenplan waarin staat wat er van ze wordt verwacht, wat ze kunnen doen en hoe de dat kunnen doen. 
  • Bekijk hier een voorbeeld van een handleiding voor docenten 
• Vast contactpersoon: Waar kunnen docenten naartoe als er vragen of problemen zijn. Stel hiervoor een vast contactpersoon aan (dit kan iemand van receptie zijn, ICT coördinator een docent op extern persoon). 
• Communicatie schoolleiding en docenten: blijf ook als schoolleiding communiceren met het docententeam. Voorkom dat je als schoolleiding het overzicht verliest en plan dus voldoende communicatiemomenten in met docenten. Dit zou ook via telefoon of WhatsApp kunnen. 

Leerlingen:

• Handleiding: zorg dat leerlingen een handleiding hebben met daarin een stappenplan waarin staat wat er van ze wordt verwacht, wat ze kunnen doen en hoe de dat kunnen doen.
• • • Bekijk hier een voorbeeld van een handleiding voor leerlingen

• Vast contactpersoon Waar kunnen leerlingen naartoe als er vragen of problemen zijn. Stel hiervoor een vast contactpersoon aan (dit kan de betreffende docent of de mentor zijn).  

Ouders:

• Handleiding: zorg dat leerlingen een instructie krijgen met daarin wat er van ze verwacht wordt en waar ze rekening mee moeten houden. Eventueel ontvangen ook zij de handleidingen die leerlingen ontvangen om waar nodig te kunnen helpen.  
• Vast contactpersoon Ook voor ouders is het prettig om bij vragen of problemen terecht te kunnen bij een vast contactpersoon. 
• Online bijeenkomst: Het is ook mogelijk om een online ouderbijeenkomst te organiseren om ze te informeren en eventuele vragen kunnen worden beantwoord. 
  • Bekijk hier hoe je een virtuele ouderavond kan organiseren en een stappenplan met hoe je ouder het beste kan informeren

7. Starten

Je kunt nu van start! Alles is voorbereid en gepland. De lessen kunnen (deels) gewoon doorgaan het leren van de leerlingen hoeft niet te stoppen!

Wat beter niet te doen:

• Laat leerlingen niet zomaar ergens een account voor aanmaken
• Online vergadering waarbij ook leerlingen de camera aan hebben staan? Neem de vergadering dan niet op zonder expliciete toestemming van iedereen. 
• Communicatie met leerlingen via de mail, Whatsapp, facebook etc. Het kan wel, maar de meeste scholen proberen communicatie met collega’s en met leerlingen apart te houden. Dat is ook nu wenselijk
• Gebruik (indien mogelijk) geen software waar de school geen licenties voor heeft. 

Missen er essentiële zaken in dit document? Laat het ons dan weten door te mailen naar info@academy4learning.nl of bel naar  088 4050570.

Meer weten? 

Er zijn verschillende initiatieven van scholen, uitgeverijen, bedrijven en zzp’ers om docenten te helpen. Hieronder staan een aantal bronnen benoemd:

Scholen:

• Thuisonderwijs: handleiding voor leerlingen van de KSE
• Thuisonderwijs: handleiding voor docenten van de KSE
• Kennemer Lyceum – virtueel lesgeven
• Koning Willem 1 College – Afstand leren 

Cursussen

• Module effectief leren op afstand 
• Cursus online onderwijs
• Cursus lesgeven en samenwerken op afstand met Microsoft Teams 

Webinars

• Webinar ‘Lesgeven op afstand’ voor docenten die werken met G suite for education (Google)
• Webinar ‘Lesgeven op afstand’ voor docenten die (soms) werken met Microsoft Office 365
• Online classes and lectures with all your students. Part 1 class setup
• Online classes and lectures with all your students. Part 2 schedule online meetings
• Onderwijs op afstand via Teams

Artikelen

• Schools In Europe Are Closing, Here Is What We Can Learn From Teachers In Asia.
• Communiceren met Teams (in het MBO)
• Kennisnet: Wat kunt u doen als leerlingen niet meer naar school kunnen vanwege het coronavirus
• Ook in tijden van een pandemie moet je je aan de AVG houden bij de keuze voor leertechnologie
• Blijft de school open als het gebouw dicht gaat?
• Didactiek tijdens een online les in Teams
• Lesgeven op afstand met Office 365

Gratis Licenties:

• LessonUp – Op afstand leren met LessonUp in tijden van crisis
• Edpuzzle: Help for schools affected by Covid-19
• Kahoot – Kahoot! offers free access to all features to support distance learning in schools affected by the coronavirus outbreak
• Quizlet – Supporting our community when in-person teaching isn’t possible